こんにちは。タマ（@tamapurablog）です。 今回は日常・会社で使える「伝え方」についてです。
あー タマくん。 例のお客様の件、どうなったかね？
あ、はい。ええと…お客様との都合がつかなくて…
それでコチラから連絡を取ろうとしているんですが、まだ繋がらない状態で…
日中よりも夜間の方が都合いいらしく…
で、結局どうなったの？
ええと、これから連絡をとる予定となっているのですが… 18：00から予定を組んでおりまして…伝える内容は決まっているのですが…
とまぁ、こんなことないですか？
プラスが聞きたかったのは「結果」なのです。なのにタマは「経緯」と「現状」を説明するに留まっています。
「質問者」と「返答者」のズレが生じているのです。
一体どう答えればよかったのでしょうか？
物事は結果から伝える
答えを言ってしまうと「相手の質問には結論から伝えるのが正解です」
先ほどのプラスの質問は「答え」＝「結論」を聞きたかったのです。それに対してタマは「経緯」を説明したのです。これでは伝わりません。物事の返答はまず結論から言うのが重要です。
これを「PREP法」といいます。
- P POINT（ポイント） ＝ 結論・主張
- R REASON（リーズン） ＝ 理由・経緯
- E Example（イグザンプル） ＝ 具体例・事例・詳細
- P PONT（ポイント） ＝ 結論・主張
具体例を出しましょう。
- 私はリンゴが好きです。
- 甘酸っぱくて触感がいいからです。
- ジュースもおいしいしアップルパイもオススメですし。
- なので私はリンゴが好きです。
こんな感じですね。
ここからはブロックに分けてPREP法を学んでいきましょう。
P POINT 結論・主張
「要するに」ということです。なので相手の質問に対しては、このフレーズを最初に使うと自然な流れになります。
それは…
結論から言いますと…
です。
これを最初に言うと、まず「結果・結論」を相手に伝える事が出来ます。
プラスとタマのやり取りの場合だと
あー タマくん。 例のクレームの件、どうなったかね？
はい、結論から言いますと お客様とまだ連絡が取れていません。
こうなるわけです。プラスは「案件として出していたお客様の件がどうなったか？」＝「お客様と連絡がついたのか？」「連絡がついた結果どうなったのか？」が聞きたかった訳です。
この場合は「連絡がついてないので結果がまだわからない」＝「連絡がついていない」という事実をハッキリと伝える事が正解なのです。
まずは「結果から伝える」ということが大事です。
R REASON 理由
理由＝「なぜなら」「～だからです」ということです。
返答の仕方としては「結果・結論」のあとに「なぜなら～」となります。
理由の説明の時は「なぜなら～」から始めるか、「～～～だからです」で終わると良いです。
あー タマくん。 例のクレームの件、どうなったかね？
はい、結論から言いますと お客様とまだ連絡が取れていません。
お客様は夕方まで仕事ということでしたので、本日の18：00以降に連絡して欲しいとのことです。ですので、2時間後に連絡する段取りとなっております。
こんなカンジになります。
これで「結論」+「理由」が説明出来たわけです。
「結果」を伝えたら、その「理由」を合わせて説明しましょう。理由がない結論はトンチンカンな返答になってしまいます。
E Example 事例・詳細
ここでは「例えば～」とか「さらに細かい内容」などを説明する良いです。
プラスとタマとのやりとりだと「具体例・事例」はあまり当てはまりません。
なのでここでは「詳細」を説明するといいでしょう。
あー タマくん。 例のクレームの件、どうなったかね？
はい、結論から言いますと お客様とまだ連絡が取れていません。
お客様は夕方まで仕事ということでしたので、本日の18：00以降に連絡して欲しいとのことです。ですので、2時間後に連絡する段取りとなっております。
内容についてはAプランを気にいっていたようです。
他にもプラスアルファの案件を２つほど用意しましたので、状況に応じて追加説明致します。
これで「結論」+「理由」+「詳細（or事例・具体例）」の説明が終了しました。
ここで言う「詳細（or事例・具体例）」は、相手の想像をかきたてる重要な項目です。しっかりと補足しましょう。
P POINT 結論・主張
ということでトドメにもう一度「結論」を伝えましょう。
普通に言うのなら「なので私はリンゴが好きです」で良いですが、会社内などでは少しだけ報告っぽく再度結論を言っておきましょう。
あー タマくん。 例のクレームの件、どうなったかね？
はい。
結論から言いますと お客様とまだ連絡が取れていません。
理由としまして、お客様は夕方まで仕事ということでしたので、本日の18：00以降に連絡して欲しいとのことです。 ですので、2時間後に連絡する段取りとなっております。
内容についてはAプランを気にいっていたようです。
他にもプラスアルファの案件を２つほど用意しましたので、状況に応じて追加説明致します。
現在連絡はついておりませんが、18：00以降に連絡した後に改めて報告致します。
とまぁこんなカンジになりますね。
ちょっと注意したいのは３つめの「具体策・事例・詳細」の部分ですね。なにかしらの案件を通したい時には「具体例・事例」を出すといいでしょう。今回のプラス・タマとのやりとりの様に「報告ベース」の場合は「詳細説明」に変えるのが良いと思います。
いずれにせよ「まず結果」で始まり「最後にもう一度結果」で終わるのが一番伝わりやすいということです。
補足＆まとめ
補足として「R・REASON・理由の箇所」や「E・Example・事例・詳細」で使用したいのが
「５ｗ２ｈ」です。
- いつ When
- どこで Where
- だれが Who
- なにを What
- なぜ Why
- どのように How
- どれだけ How much/How many
これを使うことによって、より正確に伝えることが出来ます。
タマが「18：00に」や「プランを2つ」と数字で表したのもコレにあたります。
ということで今回はPREP法を解説しました。
これで上司・友人などからの問いかけに対してもうまく返答出来るのではないでしょうか？
この方法を普段から繰り返すと面白い事が起きます。
それは「逆に結論を聞く」というクセがつきます。
どこかのお店で商品を買う時。何かしらの契約をする時。はたまた道端での勧誘など。自分で意識付けることによって、自分から問う事が出来るのです。
選挙の時の「政治家」の意気込み等もこの「PREP法」がよく使われています。
日常でテレビをよーく観察していると、様々な場面で使われることがあるので観察してみてください。
ええと・・
１つだけオススメしないのが「世間の旦那様は お嫁さんに使用しないでください。」
理由はわかりませんが、これを使うと火に油を注ぐことになります。
言い換えると「PREP法」を使ったところで「だから？それがなに？」と返されて終わってしまうからです。くれぐれも使う場面を選びましょうね。
今回のお話はここまでです。ではまた。
